쉽게 이해하는 비문학: 제품 설명서 작성하기

조립 가구나 가전제품을 구매하였을 때 누구나 한 번쯤 제품과 같이 들어있는 사용법과 주의사항 같은 문구가 적힌 종이를 본 적이 있을 것이다. 이는 제품의 설명이 담긴 제품 설명서이다. 제품 설명서는 단순한 안내문이 아니다. 쉽게 사용법부터 안전에 관한 주의 사항이 담겨있다. 설명서는 제품의 사용 방법과 기능을 소비자에게 전달하고, 제품을 안전하고 효율적으로 활용할 수 있도록 돕는 핵심 문서이다. 제품 설명서를 받고 상품에 대한 이해가 잘 되었던 적이나 제품 설명서를 읽었음에도 이해가 되지 않는 설명서를 읽어본 적이 있는가. 이처럼 잘 작성된 제품 설명서는 고객 만족도를 높이고, 제품의 가치와 브랜드 신뢰도를 강화한다. 반대로 불친절하거나 불명확한 설명서는 고객의 불편을 초래하고, 심할 경우 불만족으로 이어질 수 있다. 특히 최근에는 디지털 기기나 복잡한 기능을 가진 제품들이 많아져 설명서의 필요성이 더 커졌다. 제품 설명서 작성하기는 단순한 글쓰기 기술이 아니라 소비자와의 소통 능력을 시험하는 작업이기도 하다.

제품 설명서 작성하기의 기본 원칙

제품 설명서를 작성하기 위해서는 몇 가지 기본 원칙을 지켜야 한다. 첫째, 명확성과 간결성이 가장 중요하다. 복잡한 문장은 피하고, 한 문장에 하나의 메시지만 담아야 한다. 둘째, 단계별 설명 방식을 사용해 독자가 자연스럽게 따라올 수 있도록 구성해야 한다. 셋째, 전문 용어는 최소화하거나 반드시 쉬운 설명을 덧붙여야 한다.

예를 들어,
복잡한 문장: “전원 버튼을 길게 누르면 시스템이 작동할 준비 상태로 전환되며, 이 상태에서 추가적으로 기능 버튼을 눌러야 작동됩니다.”
명확한 문장: “전원 버튼을 3초간 누르면 전원이 켜집니다. 이후 기능 버튼을 누르면 작동합니다.”

문장은 간단하되 누락 없이 작성하는 것이 중요하다. 제품 설명서는 독자가 글쓴이만큼 제품을 잘 모른다는 전제하에 작성해야 한다.

이해하기 쉬운 제품 설명서 작성하기 전략

이해하기 쉬운 제품 설명서를 만들기 위해서는 몇 가지 전략이 필요하다. 첫째, 글뿐 아니라 시각 자료를 적극 활용하는 것이다. 텍스트만으로는 설명이 어려운 부분은 일러스트나 사진, 다이어그램으로 보완하면 훨씬 이해가 빠르다. 둘째, 순차적 지시를 사용할 때는 번호를 붙여 단계별로 나열하고, 각 단계마다 독자가 확인할 수 있는 체크포인트를 넣어야 한다.

셋째, 사용자 입장에서 ‘왜’라는 질문을 던지며 설명서를 점검하라. 예를 들어 “이 단계에서 왜 이 버튼을 눌러야 하는가?”를 생각하고 그 이유를 설명하면 독자가 시행착오 없이 제품을 사용할 수 있다. 넷째, 문장마다 명확한 주어와 동사를 사용해 오해의 소지를 줄여야 한다.

제품 설명서 작성 시 흔히 하는 실수와 주의사항

많은 사람들이 제품 설명서를 작성할 때 범하는 실수는 지나치게 기술자 관점으로 글을 쓰는 것이다. 제품 개발자에게는 당연한 내용이지만, 소비자에게는 낯설고 어렵게 느껴질 수 있다. 따라서 설명서는 기술적인 정확성과 함께 제품 개발자가 이해할 수 있는 전문적인 용어보다 소비자가 쉽게 이해할 수 있는 친화적인 언어를 선별하여 사용해야 한다.

또 다른 흔한 실수는 번역체 표현이다. 외국어 설명서를 번역할 때 자연스럽지 않은 문장이 그대로 들어가면 소비자가 혼란을 겪는다. 예를 들어 “이 버튼을 누르면 시스템이 준비되어집니다” 같은 표현 대신 “이 버튼을 누르면 시스템이 준비됩니다”처럼 자연스럽게 다듬어야 한다.

마지막으로, 설명서의 순서를 임의로 구성하는 것도 피해야 한다. 사용자가 실제 제품을 사용하는 흐름과 동일한 순서로 설명서를 구성해야 이해가 쉽다.

제품 설명서 작성하기의 고급 기술과 팁

고급 수준의 제품 설명서는 단순히 정보를 나열하는 것을 넘어, 사용자 경험(UX)을 고려해 설계된다. 첫째, 제품 설명서에 짧은 ‘팁 박스’를 넣어 사용자에게 유용한 추가 정보를 제공하라. 예를 들어 “주의: 충전 시 반드시 정품 충전기를 사용하세요”와 같은 팁은 사용자의 실수를 예방한다.

둘째, QR 코드나 웹 링크를 추가해 동영상 가이드나 자세한 정보를 제공하면 좋다. 디지털 환경에 익숙한 소비자는 텍스트 설명보다 시각적 가이드를 선호하는 경우가 많다. 셋째, 다양한 사용자 수준을 고려해 초보자용 간단 설명과 숙련자용 상세 설명을 구분해 제공하면 만족도가 높아진다.

마지막으로, 제품 설명서를 작성할 때는 꼭 실제 사용자 테스트를 거쳐야 한다. 설명서를 읽은 사람이 설명서만 보고도 제품을 정확히 사용할 수 있는지를 점검하면 제품 설명서가 잘 작성되었는지 설명서의 품질을 보장할 수 있다.

 

아래의 제품 설명서 예시를 쉽게 이해할 수 있도록 작성된 제품 설명서를 파악해 보자.

[제품 설명서]

- 제품명
0000Clean 무선 청소기

- 발행일
2025년 7월 15일

- 제품 구성품
본체 1대, 충전기 1개, 교체용 필터 2개, 사용자 설명서 1부

- 기본 사용법
1) 전원 버튼을 3초간 누르면 전원이 켜집니다.
2) 청소 모드를 선택하려면 MODE 버튼을 한 번 누르세요.
3) 청소 후에는 먼지통을 비우고 필터를 물로 세척하세요.

- 주의사항
물세척 후 필터는 완전히 건조한 상태에서만 장착하세요.
비정품 충전기를 사용하면 배터리 수명이 단축될 수 있습니다.

- 고객 지원
고객센터: 080-1234-5678
웹사이트: www.0000clean.co.kr

제품 설명서 예시를 통해 간결하고 명확한 제품 설명서를 작성해 보자.

실전 제품 설명서 작성과 검토 과정

실제 제품 설명서를 작성할 때는 초안 작성 후 반드시 검토 과정을 거쳐야 한다. 첫 번째 검토에서는 누락된 내용이 없는지 점검하고, 두 번째 검토에서는 문장의 흐름과 가독성을 확인한다. 가능하면 제품에 익숙하지 않은 동료나 가족에게 설명서를 보여주고 피드백을 받으면 실제 소비자 관점의 문제점을 발견할 수 있다.

또한 최종 설명서는 인쇄용과 디지털용으로 나누어 디자인해야 한다. 인쇄용은 글자 크기와 여백을 고려해 시각적 피로도를 줄이고, 디지털용은 모바일 화면에서도 잘 보이도록 최적화해야 한다. 제품 설명서 작성하기는 제품의 완성도를 결정짓는 마지막 단계라는 점을 명심해야 한다. 모두가 쉽게 이해하는 제품 설명서를 작성해 보자.